政府採購專業人員進階訓練

協商及溝通技巧

~課程大綱~

一、協商及溝通事項：

(一)最低標、最有利標及評選優勝廠商過程之協商

(二)與廠商有關之說明、減價、比減價格、更改原報內容、重新報價、變更契約、減價收受等事務

(三)與招標文件、招標程序、審標、決標、履約、驗收、處罰廠商有關之事務

(四)與開放外商參與、履約條件有關之事務

二、協商及溝通對象：

(一)廠商人員(本國或外國、招標前、開標前、開標後、決標後；專案管理者、規劃設計監造)

(二)本機關人員(首長、主管、同事、需求單位、採購單位、政風單位、主會計單位)

(三)上級、主管、其他相關機關人員(監辦、核准、核定、監察、調查、檢察)

(四)民意代表(中央或地方)

(五)民眾(當地住民、受損民眾)

(六)新聞媒體(平面、電視、電子等)

(七)外國政府人員

三、協商及溝通策略技巧：

(一)知已知彼，瞭解議題內容，掌握利與不利資料，瞭解雙方之優點及弱點、現場察言觀色、要不要先放風聲、對方之特質(背景、草根性、是否精明、有無經驗)

(二)讓與及獲得(give and take)，擬定機關最佳方案及減讓方案、列出清單(不一定交對方)、準備退路、我方有何籌碼

(三)什麼時機減讓、減讓多少、以小釣大、以甲換乙

(四)處理時間壓力、快談或慢談、不急不徐、誰比較急、誰比較有需要、假裝不急需

(五)誰主談、協談、顧問、要成功派誰出面、要不成功派誰出面、誰扮白臉黑臉、被授權程度為何、換手談判、統一窗口、不要派不懂或無經驗者主談、主談人職位是否相當

(六)進行程序，按議題次序、先簡單或先困難、遇障礙先略過

(七)誠實或不誠實或有保留之誠實、虛張聲勢、獲得對手之信任

(八)合縱連盟(coalition)

(九)預算金額、底價金額之運用

(十)明示不協商或保留協商事項

(十一)對手是敵人或朋友、尊重對手、以禮相待、適當招待

(十二)暫停、檢討或調整策略、休息

(十三)對方是否為唯一選擇

(十四)選擇場所、地點、去對方處還是對方來我方處、安排座位

(十五)使用中文或外文進行、需要翻譯嗎

(十六)建立個人能力

(十七)不要裝懂或假裝瞭解

(十八)犯錯後如何收拾(給了不該給的)

(十九)可以錄音錄影嗎?

(二十)視現場進行情形隨時調整策略

(二一)套案(package deal) 或個別議題處理

(二二)嚴肅、輕鬆、指責對方、拍桌、怒容、面無表情

(二三)採低姿態或高姿態，拜託對手或威脅對手或利誘對手

四、協商及溝通結果：

(一)全部達成機關期望 (廠商也有輸贏)

(二)部分達成機關期望 (廠商也有輸贏)

(三)未達成機關期望 (廠商也有輸贏)

(四)機關希望有結果、有進展或無結果、無進展之企圖心或意圖

五、培養協商及溝通能力：

(一)對事情之瞭解程度

(二)語言能力

(三)人格特質(鍥而不捨)

六、模擬演練情形例(限於時間不全部演練)

(一)最低標有底價之優先減價及比減價，及如何促使廠商減價

(二)議價案有底價之洽減價，及如何促使廠商減價

(三)最有利標之協商/洽減價，及如何促使廠商減價

(四)底價以下如何情商廠商自願減價

(五)情商廠商加料不加價

(六)開標後打開底價封發現訂錯底價

(七)開標後打開底價封發現漏訂底價

(八)審標時發現招標規格有誤又不想廢標重來

(九)開標後發現合格最低標有採購法第58條總標價偏低情形

(十)開標後發現預算NT$60萬而合格最低標報價NT$1(履約保證金/保固保證金/逾期違約金)

(十一)開標後發現合格最低標總價NT$1400萬，大寫為NT$140萬，次低標為NT$1700萬，底價NT$1750萬

(十二)開標後出席廠商要求主持人拒絕遲到之其他廠商進場

(十三)決標後發現尚有漏開之標封

(十四)忙中有錯誤決標給次低合格標

(十五)廠商在標場吵鬧/發飆/打架

(十六)民意代表出現在開標標場

(十七)媒體記者/攝影機出現在開標標場

(十八)主持決標長官一時疏忽洩漏底價

(十九)決標後發現得標廠商無意願履約

(二十)履約期間施工廠商抱怨監造廠商指定材料廠牌

(二一)履約期間發現施工廠商偷工減料

(二二)是否減價收受及減多少訂約雙方有不同意見